Come richiedere copia di un atto notarile

A volte si rende necessario rivolgersi al notaio che, in qualità di pubblico ufficiale, può redigere e ricevere gli atti tra vivi come le compravendite immobiliari, di ultima volontà come i testamenti, attribuire loro pubblica fede, conservarli e rilasciarne copie, certificati ed estratti. Può anche capitare di dover richiedere copia di un atto, perché lo si è smarrito, o perché espressamente richiesto per alcune procedure. Ma a chi ci si deve rivolgere e come si deve procedere, nel caso in cui il notaio avesse cessato l'attività, o si fosse trasferito in un altro distretto notarile? Vediamo.

L’importanza dell’atto notarile e per quali atti si può richiedere copia

La conservazione di un atto notarile è importante poiché la legge spesso ammette la dimostrazione dell'esistenza di un contratto o di un atto attraverso la semplice presentazione dell'originale. Di conseguenza, l'atto pubblico costituisce prova completa di quanto attestato dalle parti e di quanto accaduto in presenza e sotto la supervisione del notaio. Non sono ammesse altre forme di prova, come ad esempio dimostrare la proprietà di una casa mediante testimoni. Anche in assenza dell'atto redatto dal notaio, però, la legge permette di ottenere sempre una copia di qualsiasi documento notarile. Questo perché l'atto notarile, chiamato anche atto pubblico, è concepito per pubblicizzare e conferire "pubblicità" all'atto stesso, consentendo così che produca effetti anche nei confronti di terzi, come nel caso del valore probatorio di una compravendita trascritta nei registri immobiliari pubblici.

In genere, per tutti gli atti pubblici redatti dal notaio che comportano una modifica di un rapporto patrimoniale o il trasferimento di un bene (sia esso mobile o immobile), viene prodotta una copia conforme consultabile dalle parti interessate. Ciò si applica in situazioni come la compravendita immobiliare, la donazione (a condizione che non sia di modico valore), la costituzione di una società, l'apertura di una successione, un contratto di mutuo, la concessione dell'ipoteca, etc.

Come richiederla

Normalmente, la richiesta di una copia dell'atto va presentata presso lo studio del notaio che ha fisicamente effettuato la rogazione dell'atto. È necessario, dunque, conoscere prima di tutto il nome e il cognome del pubblico ufficiale. I notai, infatti, conservano sempre nei loro archivi gli atti da loro stipulati, almeno fino alla cessazione dell'attività o al trasferimento in un altro distretto notarile. Dopo la cessazione, o il trasferimento del notaio, è possibile ottenere una copia presso l'Archivio Notarile del distretto in cui l’ufficiale esercitava al momento della stipula. Per conoscere presso quale archivio notarile è stato depositato l’atto si può consultare la pagina Archinota del sito del Ministero della giustizia.

Per ottenere una copia, è essenziale conoscere il numero di repertorio o il numero progressivo attribuito a ciascun atto notarile. Questa informazione può essere facilmente reperita consultando i pubblici registri immobiliari. Nel caso in cui il richiedente sia parte dell'atto, il notaio fornirà il numero di repertorio del fascicolo degli atti tra vivi relativo all'atto stipulato. Poiché l'atto è considerato "pubblico" per definizione, chiunque, anche se non coinvolto nella sua stipula, ha il diritto di richiedere una copia autentica, previo pagamento dei tributi e degli oneri correlati (oltre alle spese per le marche da bollo). In alcuni casi, come ad esempio per atti di compravendita immobiliare, è possibile ottenere copia di un atto notarile anche presso l'Agenzia delle Entrate.

Validità della copia

L'articolo 2714 del Codice civile stabilisce che le copie autentiche rilasciate dal notaio siano equiparate in validità giuridica all'originale depositato presso lo stesso notaio. L'emissione dell'atto originale stipulato è consentita solo nei casi previsti dalla legge notarile, come ad esempio per una procura speciale relativa a un singolo affare. Pertanto, ciò che viene rilasciato è una copia conforme di quanto sottoscritto dalle parti in presenza del notaio. Questa copia autentica costituisce prova completa anche nel caso in cui l'originale depositato presso il notaio venga distrutto o smarrito per qualsivoglia motivo.

Il pubblico ufficiale ha l'autorità di rilasciare copie degli allegati e dei documenti correlati all'atto notarile, compresi gli estratti che rappresentano riproduzioni parziali dell'atto stesso. In tal caso, il richiedente è tenuto a specificare nella sua richiesta la parte dell'atto di suo interesse, indicando il numero di repertorio e fornendo il proprio documento di identità e Codice fiscale, se non è parte dell'atto.

Il notaio può rifiutare il rilascio della copia se i relativi diritti non sono stati pagati o se il compenso correlato all'atto stipulato non è stato corrisposto. Inoltre, è vietato per legge rilasciare una copia autentica di un atto che non sia ancora stato registrato presso l'Agenzia delle Entrate competente per il territorio. Per ottenere la relativa copia, è quindi necessario attendere fino a un massimo di 30 giorni dalla data in cui l'atto è stato rogato.

Condizioni per il rilascio e documenti necessari

La richiesta di copia autentica può essere presentata dalle parti interessate all'atto, da avvocati o altri professionisti muniti di procura, eredi o aventi causa; il richiedente deve dimostrare un interesse legittimo alla copia del documento. I documenti da allegare alla richiesta sono quello di identità, il codice fiscale, l’eventuale procura, la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà per attestare l'interesse legittimo.

La richiesta di copia di un atto depositato presso un archivio notarile può essere effettuata recandosi personalmente presso la sede dell'archivio durante gli orari di servizio, escludendo i periodi in cui il servizio di cassa non è disponibile. In alternativa, può essere presentata per posta ordinaria, via fax o attraverso modalità telematiche. Qualora il richiedente desideri ottenere la copia autentica tramite corrispondenza, fax o telematica, è necessario contattare preventivamente l'archivio per ottenere informazioni sul costo della copia. Il rilascio della copia è condizionato al pagamento delle spese di ricerca dell'atto e della copia, nonché al rimborso delle eventuali spese di spedizione.

Se il richiedente conosce il nome del notaio che ha ricevuto l'atto e gli estremi dell'atto stesso (data e numero di repertorio o di raccolta), può richiedere informazioni sull'importo della copia per telefono, e-mail o Pec, specificando il supporto desiderato (cartaceo o informatico), se la copia deve essere bollata o su carta libera, e le modalità di consegna. Le copie rilasciate su supporto informatico possono essere inviate per posta elettronica, e l'archivio comunicherà all'utente l'importo dovuto e le modalità di pagamento tramite e-mail.

Nel caso in cui il richiedente non disponga degli estremi dell'atto, può chiedere all'archivio notarile, tramite corrispondenza, fax o e-mail, di cercare l'atto basandosi sui dati a sua disposizione. La richiesta dovrà essere accompagnata da un versamento o bonifico bancario di 6,00 euro per il costo della ricerca, con la copia dell'attestazione del pagamento trasmessa all'archivio, anche per e-mail. L'archivio notarile comunicherà per e-mail i risultati della ricerca e, in caso di successo, l'importo dovuto per il rilascio della copia, inclusi i costi e le modalità di spedizione, con le istruzioni per il pagamento.

Quali costi

Esistono determinati parametri che stabiliscono i compensi notarili e le spettanze richieste dagli archivi notarili. Gli archivi richiedono, per il rilascio di copie autentiche su supporto informatico o cartaceo di un atto redatto originariamente su supporto cartaceo, un diritto fisso di 18.00 euro per la copia autentica, e di 27.00 euro per la copia esecutiva. A questi importi si aggiungono 6.00 euro per la richiesta e la ricerca, i diritti di scritturazione e l'eventuale imposta di bollo. Ad esempio, per ottenere una copia autentica in carta libera di un atto di quattro facciate, sarà dovuta una somma di 30.00 euro (18.00 + 6.00 + 1.50 x 4).

Gli importi sono gli stessi anche per il rilascio di una copia su supporto cartaceo di un atto redatto originariamente su supporto informatico. Eventuali, ulteriori costi corrispondenti alle operazioni maggiormente richieste dagli utenti sono riportati sul sito del Ministero della Giustizia, alla pagina dedicata.