Smartphone sul posto di lavoro: quando è consentito e quando è "vietato"

Gli smartphone, con il loro accesso a internet, sono strumenti quasi essenziali sia nella vita personale che professionale. Tuttavia, in ufficio, l'uso del cellulare deve rispettare determinati limiti: se, infatti, è sempre più comune che il personale disponga di strumenti tecnologici per svolgere il proprio lavoro, l'uso personale del telefono durante l'orario lavorativo può comportare delle problematiche. Quali sono, dunque, i limiti e i divieti in azienda? Ecco cosa sapere per evitare rischi.

Quali termini legali

Sebbene non vi sia una vera e propria legge che regolamenti l’uso del cellulare sul posto di lavoro, né regole ad hoc all’interno della contrattazione collettiva, diverse sentenze della Corte di Cassazione forniscono indicazioni in merito.

Per la Giurisprudenza, un uso momentaneo e temporaneo dello smartphone non può essere ritenuto causa di licenziamento, molto però dipende dalla mansione. Diverso è infatti il livello di gravità fra il comportamento, supponiamo, di un autista di un mezzo pubblico che usa il cellulare mentre guida (che può avere gravi conseguenze, disciplinari e non solo), e quello di un impiegato che mentre lavora al pc dà una veloce occhiata alle mail.

In caso di mancato rispetto del regolamento aziendale, è comunque possibile un richiamo disciplinare. La sanzione, come stabilito più volte dalla Cassazione, deve essere di natura conservativa, a meno che l'inadempienza del lavoratore non sia talmente grave da giustificare un licenziamento per giusta causa. Secondo il Tribunale di Milano, il licenziamento disciplinare è legittimo se il dipendente usa ripetutamente il cellulare per scopi futili, danneggiando il datore di lavoro e dedicando una parte significativa del suo orario lavorativo a tale pratica.

Differenza fra cellulare aziendale e cellulare personale

Detto questo, ogni azienda può stabilire un suo regolamento in merito all’utilizzo del cellulare sul posto di lavoro, distinguendo, naturalmente, fra utilizzo previsto dalla mansione lavorativa e uso privato.

Generalmente, il telefono aziendale può essere utilizzato esclusivamente per svolgere le proprie mansioni lavorative, come essere reperibili durante una trasferta, effettuare chiamate e inviare e-mail ai clienti, accedere ad applicazioni aziendali come gli strumenti di comunicazione interna. Fra le norme interne si possono trovare direttive sull’accesso a siti Internet o app non collegate al lavoro, sull’utilizzo del telefono aziendale per scopi personali, e su chiamate e messaggi extra orario lavorativo.

Il telefono personale, invece, è di regola vietato sul lavoro, o meglio, ne è vietato l’uso, ma non può esserne vietata la detenzione (in particolare se in modalità silenziosa). I divieti imposti dal regolamento interno devono infatti essere ragionevoli e non ledere i diritti della persona. L'uso dello smartphone durante il lavoro può causare distrazioni, compromettere le prestazioni del dipendente e rappresentare un rischio per la riservatezza e la sicurezza dell’organizzazione; tuttavia, il suo utilizzo per situazioni di emergenza e durante le pause deve essere consentito.

Smartphone aziendale e ordinamento interno

Oltre a quanto stabilito dalla normativa, le politiche aziendali e i regolamenti interni sono cruciali per definire l'uso dello smartphone sul lavoro. I datori di lavoro possono stabilire regole specifiche sull'uso del telefono aziendale, imponendo che venga utilizzato esclusivamente per scopi professionali, come la reperibilità durante le trasferte, o per contattare clienti e fornitori. Regole essenziali per garantire un uso responsabile e produttivo degli strumenti aziendali.

Un regolamento interno può quindi prevedere divieti relativi all'uso personale del telefono aziendale durante l'orario di lavoro, all'accesso a siti internet o applicazioni non correlate al lavoro, e all'invio di messaggi o chiamate personali, salvo in casi di necessità improrogabile. È fondamentale che tali divieti e limitazioni siano comunicati chiaramente e applicati in maniera uniforme a tutti i dipendenti.

Smartphone personale e ordinamento interno

Allo stesso modo, un regolamento aziendale può vietare l'uso del telefono personale durante l'orario di lavoro o in specifiche aree, a condizione che tali restrizioni siano ragionevoli e rispettino i diritti dei lavoratori. Tuttavia, non si può impedire ai dipendenti di tenere con sé il cellulare, magari silenziato, per non violare il diritto alla comunicazione, che potrebbe essere fondamentale in situazioni particolari, come la necessità di restare in contatto con un genitore anziano o un parente malato.

Le restrizioni sull'uso dello smartphone personale possono essere giustificate da motivi di sicurezza, riservatezza e produttività. In reparti aziendali ad alto rischio di infortuni, ad esempio, l'uso del cellulare potrebbe essere vietato per evitare distrazioni pericolose. Inoltre, in lavori manuali o a contatto con il pubblico, potrebbe essere richiesto ai dipendenti di riporre gli smartphone nei propri armadietti e usarli solo in caso di emergenze o durante le pause.

Eccezioni e ricadute disciplinari

Esistono eccezioni al divieto di uso dello smartphone in ufficio. In caso di chiamate o messaggi urgenti, o per eventi eccezionali, l'uso del cellulare può essere consentito. Tuttavia, queste situazioni devono essere gestite con discrezione e responsabilità e, se possibile, dovrebbero conformarsi alle politiche aziendali. In assenza di indicazioni specifiche nei contratti collettivi, la Giurisprudenza ha stabilito che l'uso occasionale dello smartphone (come una breve telefonata ai familiari o la lettura di una notizia) non può giustificare un licenziamento. Tuttavia, un uso eccessivo o inappropriato può portare a sanzioni disciplinari, soprattutto se interferisce con le mansioni lavorative.

I dipendenti devono quindi rispettare le regole interne sull'uso degli smartphone aziendali o personali per evitare provvedimenti che nei casi più gravi possono portare al licenziamento. Tuttavia, il licenziamento non è automatico e dipende dalla gravità del comportamento e dai danni arrecati all'azienda. Per evitare problemi è quindi importante conoscere a fondo le politiche aziendali, leggere attentamente il proprio contratto di lavoro e chiedere chiarimenti all'ufficio risorse umane.

Attenzione al “phubbing”

Sempre più spesso, negli ambienti lavorativi, si sente parlare del fenomeno del "phubbing", ma in cosa consiste? Il termine phubbing è una fusione delle parole phone (telefono) e snubbing (snobbare), e sta ad indicare l'atto di ignorare o trascurare le persone presenti fisicamente intorno a noi, a causa di un uso eccessivo o iperfocalizzato del cellulare. In pratica il phubbing si verifica quando siamo così concentrati sui nostri telefoni da ignorare o non dare importanza alle persone che ci sono fisicamente vicine. Può avvenire in diverse situazioni sociali, come durante una cena tra amici o familiari, una conversazione con il partner, un incontro di lavoro o una riunione. Si tratta di un fenomeno sempre più comune e a cui non è immune nemmeno l’ambito aziendale. Del resto, diversi studi suggeriscono che le persone consultano il cellulare dalle 80 alle 150 volte al giorno.

Se in generale il phubbing è considerato un comportamento poco rispettoso e poco empatico verso gli altri, in ambito lavorativo può comportare conseguenze anche più gravi. Si pensi, ad esempio, a un addetto alla sicurezza che non risponde tempestivamente a un allarme perché distratto dal telefono.

È dunque evidente l’importanza di trovare un equilibrio tra l'uso delle tecnologie e le relazioni personali per evitare questo fenomeno e promuovere il rispetto e l'attenzione reciproca nelle interazioni sociali, così come un giusto equilibrio in ambito aziendale.