Condominio. Passaggio di consegne tra vecchio e nuovo amministratore: come funziona e quali sono le regole da seguire

Figura centrale per la gestione di un condominio, non sempre l’amministratore incontra i consensi da parte di tutti i condòmini, che possono decidere, per svariati motivi, di revocarne la nomina o evitarne la riconferma, scegliendone uno nuovo. Ma come funziona questo meccanismo? E come funziona il passaggio di consegne fra il vecchio e il nuovo amministratore? Vediamo.

Competenze, nomina e durata incarico dell’amministratore

L'amministratore di condominio si occupa della gestione dello stabile e dell'esecuzione delle delibere assembleari. Le sue competenze vanno dalla manutenzione ordinaria alle varie incombenze, anche improvvise, legate alla gestione dello stabile, passando per la conservazione dei beni comuni. L'incarico conferito all’amministratore di un condominio ha durata di un anno, si rinnova automaticamente per l'anno successivo (salvo possibilità di revoca da parte dell’assemblea). Dopodiché il mandato termina e i condòmini possono decidere se incaricare nuovamente l'amministratore per un altro anno o meno.

La riforma del condominio del 2012, ha sicuramente reso più agevole la procedura di sostituzione dell’amministratore, ma vi sono dei fattori importanti da tenere in considerazione. La revoca di un amministratore può avvenire nei seguenti casi: scadenza dell’incarico, revoca assembleare durante l’incarico, revoca da parte dell’autorità giudiziaria. In particolare, secondo l’art. 1129 del Codice civile, la revoca dell’amministratore “può essere deliberata in ogni tempo dall’assemblea con la maggioranza prevista per la sua nomina oppure con le modalità previste dal regolamento di condominio”. L’assemblea dei condomini può revocare l’amministratore con una maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno i 500 millesimi del valore dell’edificio, sia in prima che in seconda convocazione, o comunque con le modalità stabilite dal regolamento condominiale. Le stesse maggioranze valgono anche in caso di conferma dell’amministratore, quindi al rinnovo dell’incarico.

Sempre secondo l’art. 1129, una volta revocato, l’amministratore di condominio non potrà più essere nominato nuovamente dall’assemblea. A quel punto si potrà procedere con la nomina di un nuovo amministratore. È bene ricordare che, in caso di revoca del vecchio amministratore senza la contestuale scelta di uno nuovo, l’amministratore uscente conserverà i suoi poteri e doveri sino alla nomina del sostituto.

Primi atti del nuovo amministratore

La nomina di un nuovo amministratore sarà confermata solo dopo l’accettazione, da parte di questo, del proprio incarico, che può avvenire durante l’assemblea o in un momento successivo. All’atto dell’accettazione dell’incarico, l’amministratore dovrà comunicare i propri dati anagrafici e professionali, il luogo in cui saranno custoditi i registri di condominio, giorni e orari in cui potranno essere consultati e dovrà affiggere nel luogo di accesso al condominio le sue generalità e i suoi recapiti (normalmente tramite una targhetta posta vicino al portone del condominio). Inoltre, dovrà contattare l’amministratore uscente per concordare il passaggio di consegna di tutti i documenti riguardanti il condominio e quelli riguardanti la gestione precedente.

Come si svolge il passaggio delle consegne

Il passaggio di consegne non è solo un atto formale di sostituzione dell’amministratore, conseguente alla delibera dell’assemblea di nomina del nuovo professionista, ma un’operazione materiale con cui quello uscente mette il suo sostituto nella condizione di operare e prendere possesso di tutta la documentazione relativa al condomino. È proprio con la consegna dei documenti, infatti, che il nuovo amministratore può assumere i pieni poteri di gestione dello stabile. L’amministratore uscente deve consegnare tutta la documentazione inerente alla gestione del condominio (bilanci, registri, estratti conto, ecc.) al nuovo amministratore (o a chi gli viene indicato), che è inoltre tenuto a redigere il cosiddetto rendiconto della gestione. Dal documento è possibile verificare eventuali ammanchi di cassa e, quindi, valutare se sussistono gli estremi del reato di appropriazione indebita per l’amministratore che abbia gestito in modo improprio le entrate del condominio.

Anche se il Codice civile non indica espressamente entro quale termine debba avvenire il passaggio di consegne, si ritiene che il tutto debba realizzarsi non prima di 30 giorni, in modo da verificare che nessuno dei condomini impugni la delibera di nomina del nuovo amministratore. Alla scadenza del mese, tutta la documentazione dev’essere consegnata, in una o più occasioni (se particolarmente nutrita).

Doveri dell’amministratore uscente

Secondo quanto stabilito dalla Cassazione, spetta all’amministratore uscente farsi carico personalmente della consegna della documentazione e recarsi presso l’indirizzo indicatogli dal nuovo amministratore con il materiale, senza richiedere alcun rimborso spese o parcella aggiuntiva. La semplice messa a disposizione presso il proprio studio delle carte, non basta. Per evitare successive incomprensioni, poi, sarebbe opportuno che il passaggio fosse sancito da un atto scritto, il cosiddetto verbale di consegna, in cui elencare tutti i documenti scambiati tra i due amministratori. Il verbale, sottoscritto da entrambi, permetterà così di accertare eventuali loro responsabilità future. In caso di mancata o tardiva nomina del successore, però, è nel diritto di ogni condomino richiedere all’amministratore uscente la consegna della documentazione.

È importante sottolineare che l’ex amministratore deve comunque consegnare i documenti anche se è in attesa di essere rimborsato delle somme eventualmente anticipate per conto del condominio, e che la sottoscrizione del verbale di consegna della documentazione da parte del nuovo amministratore, quando entra nell'esercizio delle sue funzioni, non integra una ricognizione di debito fatta dal condominio riguardo le anticipazioni di pagamenti fatte dal precedente amministratore e risultanti dalla situazione di cassa riscontrata.

Quali documenti vanno riconsegnati

Perché il passaggio di consegne fra amministratore uscente e il successore sia corretto, i documenti che devono essere consegnati sono: il libro dei verbali delle varie assemblee, il regolamento di condominio, le tabelle millesimali, il codice fiscale del condominio, gli estratti conto del condominio e la documentazione bancaria, l’anagrafe condominiale con gli estremi di tutti i condomini, l’eventuale polizza assicurativa dello stabile, il CPI (Certificato di Prevenzione Incendi), la conformità impianti, i contratti di manutenzione, i contratti di appalto; e ancora: fatture, quietanze di pagamenti, documenti fiscali, corrispondenza varia, timbro del condominio, chiavi di portone, lastrico solare, eventuali magazzini e ripostigli di proprietà del condominio, libretto assegni, documentazione inerente eventuali cause in corso, versamenti Inps, Inail, buste paga, e il documento di chiusura di cassa, cui va riservata una Particolare attenzione, al fine di verificare con esattezza i versamenti già eseguiti e quelli ancora da effettuare.

Cosa fare in caso di mancata consegna della documentazione

In caso di mancata consegna di tutta la documentazione o di parte di essa, il condominio, tramite il nuovo amministratore, è legittimato ad agire in giudizio contro il precedente professionista, anche con un ricorso d’urgenza. Il giudice può così ordinare la consegna dei documenti, accogliendo anche un’eventuale richiesta di risarcimento danni. L’amministratore uscente inoltre non ha diritto a trattenere somme di proprietà del condominio, neanche per l’eventuale liquidazione di compensi arretrati, in quanto tale comportamento delineerebbe il reato di appropriazione indebita.

Del resto l’amministratore uscente non ha motivo di trattenere i documenti e l’eventuale inadempimento dell’obbligo di consegna lo rende responsabile di tutti i danni che il condominio dimostri di aver subito a causa della mancata o ritardata restituzione.