Fatturazione elettronica: come funziona e come fare per essere in regola

Divenuta obbligatoria per tutte le aziende e titolari di Partite IVA dal 2019, la fattura elettronica è ormai entrata a far parte della gestione amministrativa di questi soggetti. Con l'espressione "fatturazione elettronica" si indica il processo con cui vengono gestiti emissione, trasmissione, tenuta e conservazione digitale del documento di fatturazione. Un processo basato sui principi di dematerializzazione (che esclude cioè il formato cartaceo), integrità e collaborazione nella relazione cliente-fornitore, che deve rispettare alcuni requisiti di legge, inseriti nel contesto normativo di ciascuna nazione. Ma come funziona esattamente, e quali sono le regole di gestione e i vantaggi di questo processo? Capiamolo insieme.

Fattura elettronica: che cos’è e quali sono le finalità

La fattura elettronica è un documento emesso attraverso un sistema digitale di emissione, trasmissione e successiva conservazione delle fatture. Viene realizzata attraverso un Sistema di Interscambio (o SdI) creato dall’Agenzia delle Entrate, su cui transitano tutte le fatture elettroniche emesse, sia in entrata che in uscita. Il formato della fattura elettronica è l’Xml, un flusso di informazioni digitali in cui vengono inseriti tutti i dati necessari per la corretta compilazione del documento. Grazie a un software di compilazione automatica, la fattura viene compilata e firmata digitalmente con firma digitale e marca temporale, che rendono immodificabile quanto contenuto del documento. Per essere immutabile e non alterabile, la fattura elettronica deve poter attestare la data di emissione, la sua provenienza e l'integrità del contenuto. A questo punto la fattura viene inviata al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Per garantire il rispetto di questa procedura, le imprese devono adottare un sistema di fatturazione elettronica che possa generare, inviare, ricevere e archiviare documenti elettronici in ottemperanza della normativa italiana.

Fra i maggiori meriti della fatturazione elettronica ci sono la semplificazione e un incremento della trasparenza generale: questo aiuta lo Stato a combattere l’evasione, accertando i dati delle fatture in una logica ex ante (stimando cioè previsioni e ritorni legati alla transazione) e aiuta le aziende dando loro meccanismi più semplici e omogenei, rendendole anche più competitive. L’immediata disponibilità del documento permette inoltre di contrastare più rapidamente eventuali comportamenti “elusivi” degli operatori.

Come nasce

La fatturazione elettronica nasce ufficialmente nel 2014, quando la Pubblica Amministrazione italiana istituisce l’obbligo di questo tipo di fatturazione per le fatture intestate ai vari enti che ne fanno parte. Era stata però introdotta in Italia già con la Legge finanziaria 2008, nell'ambito delle linee di azione dell'Unione Europea che incoraggia gli Stati membri a dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l'intero ciclo degli acquisti. Con il tempo, l’obbligo di fattura elettronica si è esteso fino a diventare l’unico tipo di documento che si può trasmettere tra aziende. Nell'Unione Europea l’Italia è stato il primo paese a prevedere l’obbligatorietà della fattura elettronica tra privati.

Dal primo gennaio 2019 la fatturazione elettronica è obbligatoria in Italia sia per le transazioni B2B (che sta per "business-to-business", transazioni tra imprese industriali, commerciali o di servizi) sia per quelle B2C (cioè "business-to-consumer", scambi commerciali tra azienda e consumatore finale). L'obbligo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 e si applica a tutte le fatture emesse per cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabilitisi in Italia. Con un’eccezione: le aziende o le attività individuali che applicano il regime forfettario (vedi più avanti) possono ancora ricorrere alla fatturazione cartacea, ma devono comunque sottostare alle leggi sulla conservazione dei documenti, della durata di 10 anni, in quanto attività rilevante di azienda.

Soggetti obbligati e soggetti esclusi

Il ricorso alla fatturazione elettronica è attualmente obbligatorio per operazioni con la Pubblica Amministrazione, cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti privati (partite IVA e consumatori finali) residenti, stabiliti e identificati nel territorio dello Stato. Sono invece esonerati dall'emissione della fattura elettronica coloro che, in regime forfettario, non superino i 25.000 euro di introiti, coloro che applicano il regime dei minimi o regime di vantaggio, coloro che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.

La Legge di Bilancio 2021 ha inoltre escluso dall’emissione della fattura elettronica tutti i soggetti tenuti all’invio dei dati al Sistema Tessera Sanitaria, cioè medici, igienisti, fisioterapisti e altri operatori che offrono prestazioni sanitarie a persone fisiche private.

Dal luglio 2022 l’obbligo di fatturazione elettronica è stato esteso a tutti i contribuenti appartenenti al regime forfettario che, nell’anno precedente, abbiano percepito compensi superiori ai 25.000 euro, mentre dal primo gennaio 2024 l’obbligo sarà ampliato a tutti i contribuenti forfettari, a prescindere dai loro compensi annui.

Compilazione e iter di consegna

Vediamo nel dettaglio come si redige una fattura elettronica e il suo percorso dalla creazione alla consegna. Si parte naturalmente dalla compilazione, che deve essere fatta inserendo tutte le informazioni già presenti sulla fattura cartacea: mittente, destinatario, riferimenti, prezzi, etc. Una volta inseriti questi dati, vengono apposte la firma digitale e la marca temporale a “garanzia” del documento. La fattura viene quindi inviata al destinatario tramite il Sistema d’Interscambio, con cui la Pubblica Amministrazione garantisce la consegna corretta del documento. Avvenuta la consegna, la fattura viene registrata e conservata secondo tutte le norme e i criteri previsti dalla legge.

Attenzione: le fatture elettroniche devono sempre essere inviate ai propri clienti attraverso il SdI. In caso contrario, si considerano non emesse. Nel compilare i dati del cliente, è necessario inserire nella fattura l'indirizzo telematico comunicato dal cliente stesso, che può essere un "Codice Destinatario" di 7 cifre alfanumeriche o un indirizzo PEC, altrimenti la fattura elettronica non verrà recapitata al destinatario.

Per trasmettere il file XML della fattura elettronica al SdI si può utilizzare un servizio online presente nel portale "Fatture e Corrispettivi", la procedura web o l'App Fattura messe a disposizione gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate, oppure si può utilizzare una PEC (Posta Elettronica Certificata) inviando il file della fattura come allegato al messaggio PEC all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it

Non solo obblighi

Oltre ai già elencati vantaggi in termini di semplificazione e maggiore tracciabilità e controllo da parte dello Stato, la fatturazione elettronica ne presenta qualcuno anche per l’utente: l’eliminazione della scocciatura associata alle fatture cartacee tradizionali, maggiore accuratezza e tempestività dei pagamenti, con conseguenti miglioramento del flusso di cassa e riduzione degli oneri amministrativi per entrambe le parti coinvolte nella transazione.

Questa procedura offre inoltre una maggiore visibilità dei processi finanziari, fornendo informazioni di monitoraggio in tempo reale, che aiutano le organizzazioni a comprendere meglio i modelli di spesa e rendono più efficienti anche i controlli interni.