Sono talmente tanti che non si sa più dove metterli. È una battaglia quotidiana quella che le aziende devono sostenere per non essere travolte dall’enorme mole di informazioni su cui spesso costruiscono la loro fortuna. I dati, siano essi in formato elettronico o cartaceo, sono simili a fiumi in piena che rischiano in ogni momento di inceppare i meccanismi organizzativi delle imprese.
Idc stima che nel 2006 sono stati prodotti, catturati o replicati 162 miliardi di Gigabyte, una cifra destinata a lievitare a quasi 1.000 miliardi nel 2010. Operazioni irrinunciabili per cui si spende sempre di più. Il solo business dello storage per i messaggi di posta elettronica valeva 416 milioni di dollari nel 2006 (stime di Idc) e varrà circa 1 miliardo tra 3 anni.
A incidere sui bilanci aziendali non sono solo database, server e l’affitto dei magazzini dove si impilano le risme di dati cartacei, ma anche gli stipendi di chi è incaricato di gestirli e smistarli. Secondo uno studio condotto dalla Stanford University, i cosiddetti knowledge worker impiegano in media 14,5 ore a settimana per leggere e rispondere alle e-mail, più di 13 ore per creare nuovi documenti digitali, poco meno di 10 per la ricerca di documenti digitali precedentemente creati o archiviati e solo 9,5 ore per analizzare le informazioni che hanno a disposizione. Una situazione paradossale, visto che l’elaborazione delle informazioni dovrebbe essere l’attività primaria per il business.
Eppure questa attività assorbe ancora un piccolo spicchio delle risorse a disposizione delle organizzazioni. La maggior parte del budget destinato dalle aziende al document management (che in media è tra il 5 e il 15% delle risorse complessive), viene impiegato per operazioni di gestione passiva dei dati. Infotrend ne evidenzia alcuni esempi: il costo reale di un’archiviazione si aggira intorno ai 20 euro, la localizzazione di un file malamente archiviato può costare all’azienda fino a 120 euro e per ogni documento smarrito (in media 1 su 20), un addetto può impiegare fino a 400 ore di lavoro nel tentativo di recuperarlo.
> Altri articoli sull'argomento
Cambia la ricerca delle informazioni business
L’ufficio senza carta. Piace a tutti, però…
- dal lunedì al venerdì dalle ore 10:00 alle ore 20:00
- sabato, domenica e festivi dalle ore 10:00 alle ore 18:00.
