Fisco, cos'è la prima nota e come si usa

Contare su uno schema che racchiude le transazioni finanziarie aziendali è una guida preziosa per ogni imprenditore perché permette di conoscere con una sola occhiata la situazione di entrate e uscite e, nel medesimo tempo, consente di gestire le scadenze più importanti. Al di là di quello che si possa credere, non servono competenze contabili di rilievo per potere gestire la prima nota in autonomia e con precisione.

I fondamentali della prima nota

Tecnicamente la prima nota è una tabella nella quale vanno riportate le entrate e le uscite, elencandole secondo il principio di cassa. Per allestirne una in modo completo è opportuno corredarla di questi dati:

• La data dell’operazione, ossia quando c’è stato un movimento finanziario in entrata o in uscita
• L’indicazione del numero di conto corrente interessato dal movimento finanziario
• La descrizione dell’operazione
• L’importo dell’operazione
• Il riferimento al documento alla base del movimento (nota di onorario, fattura emessa o ricevuta, eccetera)
• Il saldo del conto

Tutto ciò può essere fatto con un foglio Excel, senza ricorrere a software appositi anche se, in commercio, se ne trovano a prezzi ragionevoli che permettono, per esempio, una gestione corretta delle scadenze.

Va da sé che la prima nota può essere applicata a ciascuno dei conti correnti dell’impresa, così come al conto cassa, quindi alle operazioni svolte in contanti.

Al contrario del libro giornale, la prima nota non ha pretesa di essere un documento fiscale e non c’è una legge che obbliga un’azienda a compilarla. Resta però uno strumento molto utile e facile da gestire.

A chi serve la prima nota

Serve all’imprenditore e, in seconda istanza, è uno strumento utile anche al commercialista che impiegherà meno tempo a fare le dovute verifiche perché troverà tutte le informazioni che gli occorrono in un unico prospetto.

È utile sapere in ogni momento quante risorse sono depositate su quale conto corrente e a quanto ammonta la disponibilità immediata (la cassa) dell’azienda o del professionista. Una corretta gestione della prima nota non può evitare che i fondi finiscano ma permette di sapere in che modo sono stati impiegati e, se aggiornata quotidianamente, dipinge la situazione finanziaria per quella che è, al riparo da soprese.

Nel caso dei professionisti, il cui reddito viene determinato secondo al logica del principio di cassa e quindi in base agli incassi a cui vanno dedotte le spese, la prima nota assume un ruolo specifico anche dal punto di vista fiscale e, di fatto, permette di calcolare con maggiore facilità l’importo delle imposte da versare all’erario. La prima nota è strumento essenziale anche per la gestione del cash flow.

Il cash flow

Il clash flow, in italiano “flusso di cassa”, non va confuso con il profitto. Benché cash flow e profitto siano aspetti di primaria importanza, non è con i profitti sulla carta che si conduce un’impresa, ma con la capacità finanziaria di assolvere i propri impegni. I flussi di cassa vengono impiegati quotidianamente per gli acquisti, per gli stipendi e per i costi operativi in genere. Il profitto è ciò che resta dopo avere dedotto i costi dalle entrate. La prima nota diventa quindi cruciale per tenere sotto controllo il cash flow perché, anche se il business va a gonfie vele, un’azienda (o un professionista) può trovarsi in una crisi di liquidità. Diventa quindi prevalente pianificare entrate e uscite e, se necessario, sollecitare prontamente i clienti morosi per non trovarsi in situazioni nelle quali si fa fatica a fare fronte a propri impegni.

Ogni quanto aggiornare la prima nota

La frequenza di aggiornamento dovrebbe essere strettamente legata alla grandezza dell’azienda: più è grande e più spesso dovrebbe essere aggiornata la prima nota, anche più volte al giorno.

Al contrario, il professionista che emette poche fatture nel corso di un anno fiscale e, allo stesso modo, non si approvvigiona con frequenza di prodotti, servizi o forza lavoro, può essere meno compulsivo nell’aggiornarla.