Tagliare i costi e sveltire le pratiche con la tecnologia

La tecnologia e l'innovazione sono strumenti indispensabili per lo snellimento delle procedure burocratiche e per aiutare i professionisti a ridurre il tempo da dedicare all'espletamento delle procedure, concentrandosi, invece, sulla propria expertise. Tra queste professioni c'è quella notarile, al centro della 46esimo Congresso nazionale del Notariato, che si è appena concluso a Torino.
Per capire meglio il ruolo della tecnologia nella professione notarile abbiamo parlato con il notaio Roberto Braccio, responsabile della Commissione informatica del Consiglio nazionale del notariato. «Dagli anni 90 il Notariato, come categoria, ha creduto nell'impiego della tecnologia per adeguare ai tempi una delle più antiche tra le professioni. Dal 1997 a oggi sono stati investiti circa 14 milioni di euro in ricerca e sviluppo per costruire, implementare e aggiornare il sistema di trasmissione tecnologica alla Pubblica amministrazione. Oggi, tutti i notai italiani, attraverso la rete intranet Run (Rete unitaria del notariato), sono connessi online - 24 ore su 24 - tra loro e con l'esterno, e cioè con l'Agenzia delle entrate, Infocamere (per l'accesso ai dati delle Camere di commercio e del Registro delle Imprese), Agenzia del Territorio (per lo scambio di dati e documenti con gli Uffici catastali e delle Conservatorie dei Registri immobiliari), Automobile club d’Italia (per i dati del Pubblico registro automobilistico), il ministero per i Beni e le attività culturali (per le visure dei vincoli sugli immobili soggetti alla tutela dei Beni culturali), e altro ancora»".
Negli ultimi anni c'è stata un'accelerazione nell'informatizzazione della professione notarile con l'introduzione della firma digitale, la trasmissione telematica delle copie degli atti al Registro delle imprese, all'Agenzia delle entrate, e alle Conservatorie dei registri immobiliari. Ogni notaio è dotato di firma digitale, che viene rilasciata dal Consiglio nazionale del notariato quale autorità di certificazione sin dal 2002, primo esempio di e-government nel settore. Inoltre, il Consiglio nazionale del notariato è iscritto nell'elenco dei gestori di Posta elettronica certificata accreditato dal Cnipa dal 2005, e tutti i notai in esercizio sono muniti di posta elettronica certificata come previsto dalla legge Finanziaria 2009. «La tecnologia ha portato migliore efficienza dei processi interni di studio e nell'archiviazione di dati, accelerando la fase di preparazione dell'atto notarile e l'esecuzione degli adempimenti successivi all'emissione dell'atto. Ciò si traduce in un miglior servizio per il cittadino, sia in termini di costi che di tempistiche: per esempio, una società di capitali, che fino al 2000 necessitava di circa 150 giorni dal momento della sua costituzione alla sua effettiva operatività, oggi può essere operativa il giorno stesso dell'atto notarile».
Secondo Braccio c'è ancora da fare sia dal punto di vista normativo - l'emanazione dei decreti attuativi per la piena attuazione dell'atto notarile informatico - che tecnologico. «L'evoluzione della tecnologia fa sorgere nuove difficoltà, che generano nuove soluzioni. Questo processo viene però gestito con serenità, poiché il Notariato dispone
al suo interno di un settore informatico (Commissione informatica del Consiglio nazionale e Notartel) che lavora in sinergia con tutte le software house che operano sul mercato italiano».
Tra le novità del settore, emerge una tendenza sempre maggiore da parte delle software house di fornire i loro servizi agli studi notarili in modalità remota. Su quest'area (software as a service) Oa Sistemi, la software house del gruppo Wolters Kluwer Italia, ha presentato una soluzione all'avanguardia. «Il nostro intervento nel mondo notarile è ampio e articolato, comprendendo oltre al software anche editoria e servizi (Ipsoa, Cedam e Utet Giuridica, ndr) consentendoci di proporre soluzioni integrate», spiega Giulietta Lemmi, ceo del gruppo Wolters Kluwer.

«Puntiamo a cogliere prima di altri le esigenze emergenti per proporre le soluzioni rese possibili dalle nuove tecnologia e dall'integrazione delle soluzioni con i contenuti editoriali. L'attitudine all'innovazione proattiva è parte integrante del dna di Wolters Kluwer e ci proponiamo come partner dei notai nel percorso verso l'ulteriore modernizzazione della professione».