Così aziende e dipendenti collaborano via Internet

«Parole come dematerializzazione, collaborazione, SaaS, Cloud, calate nella realtà degli studi professionali, diventano efficaci - afferma Massimo Boano, Managing Director Tax & Accounting Wolters Kluwer Italia - quando offrono soluzioni utili all'ecosistema studio/azienda cliente. Cioè, quando consentono ai professionisti di riposizionare il proprio ruolo rispetto alle mutate esigenze della clientela, dare risposte concrete a bisogni che sempre più superano la semplice gestione degli adempimenti».
È il caso di webdesk, la soluzione collaborativa basata sul web, e disponibile manche in cloud, integrata con i software Osra e Ipsoa, che mette in stretta connessione lo studio, di commercialisti o consulenti del lavoro, con l'azienda cliente e quest'ultima con i propri dipendenti. Webdesk trasforma lo scambio di dati e informazioni che oggi avviene normalmente per telefono, via mail o via fax, con conseguente re-inputazione della informazioni nei gestionali paghe, in un flusso di comunicazione fluido, veloce, logico, ordinato e storicizzato nel tempo.
Nel momento in cui lo studio condivide via web le informazioni fiscali, contabili o paghe con l'azienda cliente, quest'ultima, accedendo alla propria area riservata, avrà a disposizione documenti e strumenti per interagire con lo studio. Con il data entry fiscale di webdesk, il cliente può inserire gli oneri e i giustificativi via web nell'area riservata dello studio. Automaticamente webdesk li rende disponibili, con i documenti allegati, nella prima nota fiscale in studio: il cliente non deve recarsi in studio e lo studio può limitarsi al controllo.
In ambito paghe, ad esempio, l'azienda vedrà le informazioni relative ai propri dipendenti (dati anagrafici e non, familiari a carico, estremi bancari, ecc.) e il calendario del mese in corso per la definizione delle assenze-presenze di ciascuno di essi, e potrà intervenire modificando i dati e/o inserendone di nuovi (nuovo dipendente o nuovo familiare a carico) completi della documentazione scannerizzata necessaria, il tutto ovviamente debitamente controllato e profilato. La soluzione permette, inoltre, la variazione delle singole informazioni direttamente ai dipendenti stessi. Attraverso la giornaliera in webdesk a carico dell'azienda c'è solo l'indicazione delle «eccezioni» sul singolo mese: tali informazioni, infatti, saranno immediatamente recepite dal gestionale paghe Wolters Kluwer Italia dello studio che automaticamente le trasforma in cedolini senza ulteriori carichi di lavoro per lo studio (oggi il tutto avviene per telefono o via mail o via fax).

E sempre via webdesk l'azienda può rendere disponibile, in un ambiente sicuro, la busta paga a ciascun proprio dipendente: quest'ultimo riceverà una mail con il link al portale protetto da login e password in conformità con quanto previsto dal Ministero in merito alla pubblicazione delle buste paga attraverso siti web.